Professionnels, voilà ce que le bilan introspectif va vous apporter…

Bilan introspectifSi vous êtes professionnels, vous avez besoin de lire cet article. Non, il ne s’agit pas d’une mauvaise publicité du genre « cette crème remodelante aux extraits de melaleuca récoltés par une gitane au petit matin est faite pour VOUS ! »… Prenez-le plutôt comme un service que je vous offre. Oui je sais, je suis quand même vachement cool…

Et ce service se résume en une simple phrase : professionnels, faites le bilan ! Si vous êtes déjà un habitué des comptables et autres experts des chiffres, vous devez probablement être en train de vous dire que « vous faites déjà un bilan chaque année et ça vous coûte bonbon, alors pas question de se charger la mule avec je ne sais quel autre bilan », n’est ce pas ? Sauf que cette fois, c’est vous qui allez le faire, ce bilan. Et votre comptable ne pourra rien faire pour vous. Oubliez l’image du bilan comptable avec ses deux colonnes, ses stocks, ses dettes (enfin, vos dettes…). Et faites-le point sur vous-même : c’est l’heure du bilan « introspectif », et on va le faire ensemble ! 

Le bilan introspectif, kesako ?

Que vous soyez à la tête d’une PME, d’un commerce ou que vous soyez indépendant, le bilan introspectif est un outil très utile pour faire le point sur l’entreprise, mais aussi sur vous-même, qui êtes à sa tête. Et, après tout, le bonhomme qui siège là haut définit quand même à lui seul une grande partie des orientations de toute l’entreprise, non ?

Depuis que j’ai créé mon entreprise, j’ai mis au point un outil sur lequel je travaille tous les trois mois environ. Il me permet de me poser les bonnes questions. Cet outil, c’est le bilan introspectif. 

Il présente de nombreux avantages. Notamment celui de pouvoir s’adapter à tout le monde. Un autre avantage est le bénéfice que vous pouvez tirer de cet outil ! Alors que nos stratégies et décisions sont basées presque uniquement sur des chiffres et des ratios, il est l’heure de prendre en compte des critères qualitatifs. En effet, si nous faisons confiance aux chiffres, nous faisons beaucoup moins confiance à nos intuitions. Nous les considérons souvent comme étant trop subjectives pour être correctes. Et pourtant, nous devrions en tenir compte plus souvent. L’entrepreneuriat n’est-il pas avant tout une affaire d’intuition, de sensations et de ressenti ? Pourquoi devrions-nous décider intégralement de l’orientation de notre entreprise en fonction de chiffres et ratios ? N’est-il pas temps de tenir plus compte de l’humain et d’apporter des solutions « sur mesure » ? Je crois que si. 

Les bonnes questions à se poser

A présent, faisons le point sur chacun des éléments constituant le bilan introspectif, à savoir :

– l’organisation du travail, 
– les moyens mis en place, 
– votre moyenne de prospection, 
– la satisfaction de vos clients, 
– la satisfaction de vos salariés, 
– votre propre satisfaction. 

Cela vous permettra ensuite de conforter ou réorienter votre stratégie. 

Comment travaillez-vous ?

PlanningCommencez-par vous poser des questions sur votre façon de travailler. « Comment-est ce que je travaille ? Pourrais-je gagner en efficacité ? Sur quel type de tâche ? ».

J’ai pour habitude de distinguer trois types de tâches dans mon activité :

– les tâches principales : elles sont liées directement à votre business, c’est votre cœur de métier, votre spécificité (réalisation, création, relation client…). Ce sont les tâches génératrices de chiffre d’affaires.

– les tâches incompressibles : ce sont toutes les tâches administratives, celles auxquelles vous ne pouvez pas échapper (gestion du courrier, paiement des factures, déclaration de revenus, relation avec les banques et les assurances…). Bien qu’elles ne contribuent pas directement à apporter du chiffre d’affaires à votre activité, ces tâches sont indispensables à son bon fonctionnement. 

– les tâches à valeur ajoutée différée : j’appelle ainsi toutes les tâches qui ne dégagent pas de chiffre d’affaires instantané mais qui contribuent à augmenter votre valeur ajoutée (auto formation, lecture de livres ou articles en lien avec votre spécialité, visionnage de vidéos, rencontres d’experts…). 

Soyez capable de repérer dans quelle catégorie se classe chaque tâche que vous réalisez au cours de vos journées. L’intérêt est de repérer le poids de chaque type de tâche dans votre planning. Vous remarquerez ainsi peut être que vous consacrez un pourcentage trop important de votre temps à gérer des tâches non prioritaires. Pour en savoir plus sur la hiérarchisation des tâches, je vous invite à lire ou relire l’article sur la matrice d’Eisenhower

Pour chaque type de tâche, essayez de déterminer des axes d’amélioration, comme présenté dans l’exemple ci-dessous.

(Cliquez sur l’image pour l’agrandir). 

Tableau de répartition des tâches

Les moyens mis en place

Il s’agit ici de faire l’inventaire des différents moyens et outils que vous utilisez et de vous demander s’ils sont adaptés et si leur efficacité est optimale. Si ce n’est pas le cas, il serait peut être tant d’envisager d’en changer. 

J’entends par « outils » aussi bien le matériel (machines, matériel informatique…) que les supports de travail (logiciels, trames et courriers types…). 

Votre moyenne de prospection

Votre activité tourne parce que vous avez des clients. Ce n’est pas un secret pour vous, et la recherche de nouveaux clients est d’ailleurs sûrement au coeur de vos préoccupations, à moins que vous n’ayez la chance d’évoluer dans un environnement très peu concurrentiel, que vous ayez une clientèle fidélisée ou que vous ne bénéficiez d’un bouche à oreille favorable suffisant (ce qui n’a peut être pas toujours été le cas ?). 

Il vous faut donc trouver des clients, et, une fois cette première étape franchie, encore faut-il qu’ils acceptent et signent le devis ! Le rapport entre le nombre de prospects rencontrés et le nombre de devis signés correspond à ce que j’appelle la « moyenne de prospection ». Elle vous permet de mesurer la qualité de votre approche prospective, en repérant notamment l’étape au cours de laquelle il y a la plus grande déperdition de clients.
image Attention tout de même à la relativiser, car elle est propre à chaque domaine d’activité. Vous pouvez d’ailleurs, si vous en avez les possibilités, comparer votre moyenne de prospection avec celle d’un professionnel qui exerce la même activité que vous et dont les moyens commerciaux et la technique d’approche du client sont semblables.

La satisfaction de vos clients

La satisfaction de vos clients est certainement un autre facteur auquel vous apportez une attention particulière. Si ce n’est pas le cas, ça devrait l’être. Vos clients sont-ils satisfaits de vos services / produits ? Leur avez-vous apporté ce qu’ils attendaient de vous ? De la meilleure manière possible ? Avez-vous les moyens de mesurer ces critères ? 

Vos clients d’aujourd’hui ne seront peut être pas ceux de demain, mais ils sont les prescripteurs de vos futurs clients… ou alors, véhicules de votre mauvaise réputation ! Vous ne pouvez donc pas négliger ce critère. 

Vos salariés sont ils heureux ?

Avec tous ces chiffres affolants que l’on voit défiler sur le bonheur des salariés, difficile de nos jours d’imaginer que l’on puisse s’épanouir au travail ! Pourtant, nous passons plus de temps au travail que chez nous ; nous connaissons aussi bien nos collègues que nos proches. Autant que cela se passe dans les meilleures conditions. D’autant plus qu’il est prouvé qu’un employé heureux est plus productif. Pourquoi s’en priver ?

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour vos employés ? Connaissez-vous leur degré de satisfaction ? 

Heureux au travail

Et vous, qu’est ce que ça vous apporte ?

On a parlé de vos clients et de vos éventuels salariés. Mais qu’en est-il de vous ? Votre épanouissement est un critère important et intéressant à analyser. Vous êtes le maillon principal, le décisionnaire, la tête pensante de votre entreprise. C’est vous qui devez trouver les solutions, avoir les bonnes idées, savoir saisir des opportunités… Vous êtes la poulie qui entraîne tout le système d’engrenage. Pour tenir ce rôle convenablement, il faut être dans de bonnes dispositions.

Un état serein, optimiste, dynamique, proactif, favorise la créativité et l’ouverture d’esprit, alors qu’un état pessimiste, passif, fermé n’est pas favorable à la réussite. Le bon état d’esprit se cultive, et ça commence en se posant les bonnes questions. 

Pourquoi faites-vous ce métier ? Qu’est-ce qui vous plaît dans cette activité ?

Trouvez une motivation suffisamment grande et puissante pour y revenir et vous appuyer dessus les jours où vous doutez. 

Quels sont vos objectifs ? 

Si cette question intervient à ce stade du bilan, ce n’est pas un hasard… Les objectifs doivent être liés à vos motivations profondes, sur lesquelles vous venez précisément de faire le point.

– Vos objectifs sont-ils spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART) ? Vous êtes vous donné le moyen de les mesurer ? 
– Ce que vous avez mis en place vous permet-il d’atteindre ces objectifs ?
– Comment pouvez-vous vous améliorer ? Quels outils peuvent vous aider dans ce but ? 

Posez-vous également des questions d’ordre plus personnel, qui peuvent vous aider à trouver de nouveaux axes d’amélioration.
– Quelles sont mes sources de stress ? 

Réorientation de la stratégie

Il est temps désormais d’ajuster votre stratégie future par rapport au bilan que vous venez de dresser. 

Concrètement, comment ça marche ? Le but est de reprendre un à un vos objectifs et de les analyser : sont ils cohérents avec le bilan que vous venez de faire ? 

Vous allez ainsi choisir de les conserver tels quels, de les modifier ou de les supprimer. Certains objectifs pourront être remplacés par de nouveaux. 

Cette étape est certainement la plus délicate du bilan introspectif. Elle est relativement subjective et doit à la fois tenir compte des éléments passés et des événements prévisionnels agissant sur votre activité. 

Veillez à fixer des objectifs généraux (exemple : développer mon chiffre d’affaires) et des objectifs opérationnels (exemple : animer une formation au minimum chaque semaine). 

Enfin, faites-le point sur les moyens dont vous avez besoin pour atteindre ces objectifs.

Le bilan introspectif est un outil indispensable qui devrait figurer dans la boîte à outils de tous les entrepreneurs. Pourtant, son utilisation est encore souvent substituée à celle de ratios chiffrés qui permettent peu de tenir compte de la singularité de chaque situation. En ce sens, le bilan introspectif propose une véritable complémentarité. Revenez-y de temps en temps, selon le rythme qui vous convient le mieux. 

Marion CHAULOUX 

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