Connaissez-vous le pouvoir des « to-do lists » ?

To do listLa to-do list, vous connaissez ? Mais si, ça vous parle ! Vous faites des listes de courses, des listes de choses à faire que vous épinglez sur le frigo ?  (et vous faites même des listes de résolutions chaque 1er janvier, si si, je le sais 😉 ). Alors vous faites, en quelque sorte, des to-do lists, ces listes de tâches à réaliser. 

En ce milieu d’année, à une période où nos préoccupations sont plutôt orientées vers la destination de nos vacances estivales, j’ai jugé intéressant de faire un petit point organisation. 

Savez-vous que vous pouvez gagner en efficacité et concentration grâce à une organisation efficace ? Et oui, s’organiser, en plus de planifier nos actions quotidiennes dans le temps (sur des agendas, avec des rendez-vous aux horaires cadrés), c’est aussi se donner le moyen de se rendre disponible pour son travail. Débarrasser son esprit des détails pour se concentrer sur l’essentiel. Avez-vous déjà ressenti à quel point on se sent léger et enclin à travailler concentré lorsque notre esprit est vidé de toute pensée encombrante ? Et si vous mettiez ces pensées sur une to do list ?

Pour éviter de tomber dans l’excès de la to do list trop chargée, qui conduit bien souvent à la procrastination (cet art de tout remettre au lendemain), voici mes conseils pour faire de votre to do list un véritable outil de travail efficace au quotidien. 

Conseil n°1 : Distinguez l’urgent de l’important

Une to do list bien faite, ce sont avant tout des actions hiérarchisées selon leur degré d’importance et d’urgence. « Qu’est-ce que je dois faire rapidement ? Cette action est-elle importante ? Que va-t-il se passer si je ne la fais pas ? Quel est le délai pour réaliser telle ou telle tâche ? ». Vous allez ainsi pouvoir classer et savoir celles que vous devez effectuer en priorité.

Rien ne vous empêche d’indiquer sur votre liste, en plus des tâches professionnelles, des tâches en lien avec votre vie privée si ces tâches sont importantes et qu’elles doivent être faites rapidement. Gardez en tête que la to do list est là pour vous aider, vous libérer l’esprit et vous rendre disponible pour une pleine efficacité et une concentration améliorée. 

Conseil n°2 : Ne surchargez pas, faites le tri !

Le meilleur moyen de ne pas se tenir à sa to do list, c’est sans aucun doute de trop la charger. Que penseriez-vous si, le matin au réveil, vous vous retrouviez devant une liste de 30 tâches à faire dans la journée, toutes plus urgentes et importantes les unes que les autres ? Il y a fort à parier que vous soyez désespéré avant même d’avoir commencé, et que vous ayez tendance à remettre au lendemain ce que vous devriez faire le jour même.

Vous devez apprendre à sélectionner les tâches, et s’il arrive qu’elles soient toutes importantes et urgentes, vous pouvez tout à fait feinter ! Pensez par exemple à regrouper les tâches. Vous devez sentir que votre fardeau s’allège, que vous avancez petit à petit et que votre liste ne cesse de diminuer.

Conseil n°3 : Ajustez votre to do list à votre capacité de travail

A ce stade, vous avez probablement une liste déjà bien remplie de tâches successives. Mais êtes-vous certain de pouvoir tout faire ? A quoi bon planifier un nombre de tâches incalculable si vous ne pouvez y consacrer qu’une journée ? Soyez honnête avec vous-même, évaluez le rapport temps / travail et ajustez la charge de travail à votre planning.

Comment faire ? La méthode est simple : pour chaque tâche que vous avez écrite, évaluez le temps de travail nécessaire. En cumulant toutes les tâches, vous allez ainsi évaluer la charge de travail totale (à laquelle je vous conseille toutefois d’ajouter un peu de temps supplémentaire, pour prendre en compte des temps de « non-travail » : réflexion, pauses, passage d’une tâche à une autre…).

Soyez réalistes, sinon vous risquez d’être frustré de ne pas avoir tenu les délais. Visez plutôt trop large que trop court.

De même, ne vous mettez pas la pression, restez indulgent avec vous-même et ne vous fixez pas d’objectifs trop stricts. Le risque est de mobiliser autrement l’énergie et de générer du stress négatif (ce que la vraie to do list cherche précisément à réduire…). 

To do list 2

Gardez en tête que la to do list est là pour vous aider, vous libérer l’esprit et vous rendre disponible pour une pleine efficacité et une concentration améliorée.

Conseil n°4 : Ayez une vision de vos to do lists sur une semaine

Faire une to do list, c’est bien. Faire vos to do lists pour toute la semaine, c’est mieux ! 

Je suis une personne passionnée et absorbée par son travail. Si je ne me mets pas de limites, je peux y penser sans arrêt, 7 jours / 7 et 24 heures / 24.

Je me suis rendue compte que, quand je programmais mes to do lists, je parvenais mieux à dissocier mon travail de ma vie privée. Établir la liste des tâches à faire me permet de me rendre disponible pour d’autres aspects de ma vie.

Mieux, je programme tous les vendredis soirs mes to do lists pour chaque jour de la semaine à venir. Je sais que ces listes vont changer, que certaines tâches vont être déplacées sur d’autres jours, et que d’autres tâches vont venir s’ajouter. Mais cette « programmation » a des effets très bénéfiques sur moi :

– je n’ai plus peur d’oublier telle ou telle tâche, elle est marquée et programmée.

– mon esprit n’est plus encombré par une liste de tâches à mémoriser en permanence.

– je suis rassurée de savoir que la semaine à venir sera occupée (la pire crainte du chef d’entreprise n’est-elle pas celle de ne rien avoir à faire ?).

– je peux aborder le week-end plus sereinement et profiter de ces moments pour vraiment me détendre et profiter de mes proches.

N’hésitez donc pas à planifier à l’avance, à établir des pré-programmes.

Conseil n°5 : Travaillez efficacement en développant le « focus »

Le focus, c’est la concentration. Vous devez être concentré pour respecter votre to do list, tâche après tâche, dans les délais prévus. Préférez, si possible, réaliser les tâches prioritaires le matin. C’est à cette période de la journée que vous le plus êtes gorgé d’énergie.

Pensez aussi à couper toute source de distraction. Les mails peuvent attendre, les réseaux sociaux aussi. Ce sont des ennemis redoutables dans votre quête de l’efficacité et de la productivité.

Vous l’avez compris, la to do list est un outil de gestion du temps rassurant. Qu’allez-vous ressentir en terminant votre journée sur une note positive, après avoir barré TOUTES les tâches de votre to do list parce que vous les aurez terminées ? Vous serez satisfait, confiant et serein? Vous quitterez le travail avec le sentiment d’avoir avancé, rempli votre devoir quotidien. Vous serez disponible pour votre famille, déchargé de toute culpabilité de ne pas avoir telle ou telle tâche. 

Avez-vous, avez-vous l’habitude de travailler avec des to do lists ? 

Marion CHAULOUX 

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