Gagnez du temps avec les assistants virtuels !

Assistant virtuelL’assistant virtuel est un concept anglophone dont l’apparition remonte au début des années 80. Il a été mis en lumière par le Livre de Timothy Ferriss « La semaine de 4 heures ».

Le concept, repris en francophone en tant qu’ « Assistant virtuel » ou « Télésecrétariat », consiste à faire appel à un entrepreneur indépendant pour réaliser certaines tâches.

Trouver un assistant virtuel n’est pas chose facile si vous n’êtes pas anglophone car même si le concept est repris en France, les grands prestataires font défaut, et ils sont plutôt orientés vers les pays anglophones.

Le télésecrétariat ou l’assistance virtuelle offre de grands avantages, que ce soit aux particuliers ou aux entrepreneurs. 

Le premier avantage qu’offre un assistant virtuel est le gain du temps

En déléguant des tâches ingrates (à faible valeur ajoutée) l’entrepreneur peut facilement se focaliser sur son cœur de métier et ainsi améliorer sa productivité. De même pour les petites entreprises qui peuvent externaliser des tâches et éviter le temps passé en recrutement et en préparation des documents administratifs par exemple. Un particulier peut aussi profiter de ce gain du temps pour l’organisation d’un voyage, soirée d’anniversaires, réservations ou autres… 

Le deuxième avantage de l’assistant virtuel est la réduction des coûts

Faire appel à un Assistant virtuel plutôt qu’à une secrétaire ou un stagiaire est sans doute plus économique, puisqu’on peut décider du temps alloué aux tâches déléguées et ainsi contrôler les coûts.

Plusieurs sites web proposent les services d’ « Assistant Virtuel », que ce soit :

– des entrepreneurs indépendants comme « Elance » le géant anglophone qui se présente sous la forme d’un portail proposant les services d’indépendants spécialisés dans différents domaines, ou le géant francophone « 5euros » où vous pouvez trouver plusieurs services (tâches) proposés par des auto-entrepreneurs pour 5 €.

– des entreprises proposant le service d’ « Assistant Virtuel » comme « VAV » qui propose des assistants francophones, anglophones ou hispaniques pour externaliser le back-office de votre entreprise, ou « eTâches », l’entreprise à laquelle je fais appel actuellement et qui présente ses services sous un angle innovant (« nous vendons du temps ! ») ! En d’autres termes, le rapport avec eTâches se base sur le temps comme monnaie d’échange. Voir l’interview de « Charles Dusart » fondateur de eTâches. 

En ce qui me concerne, faire appel à un assistant virtuel m’a permis jusqu’alors de réaliser de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée afin de me concentrer sur les tâches importantes et spécifiques. Voici une liste de quelques-unes des tâches déléguées : 

  • effectuer une recherche documentaire qui m’a permis de compiler des informations importantes pour une prestation pour l’un de mes clients 
  • dresser la liste des salons professionnels en Bretagne 
  • recenser les réseaux d’entrepreneurs en Bretagne 
  • me proposer une liste des livres les plus vendus sur le community management 
  • …. 

Travailler avec un Assistant Virtuel est basé sur les outils de communication et de partage sur Internet, comme « Dropbox » qui permet de partager des fichiers et dossiers sur internet, « Jing » ou « Screencast-O-Matic » qui permettent de faire des captures d’écrans en photo ou vidéo et de les partager pour facilement expliquer ce qu’on souhaite faire faire à notre assistant.

Le temps est une ressource non renouvelable, d’où l’utilité de bien la gérer.

Une bonne gestion du temps est une des clés de la réussite, et elle n’est possible que par le partage ou la délégation des tâches, que ce soit au sein d’une famille entre les parents, au sein d’une entreprise entre le chef d’entreprise et ces collaborateurs ou pour un professionnel indépendant avec un prestataire de service. 

Et vous, seriez-vous prêts à faire appel à un assistant virtuel pour déléguer certaines tâches ? 

Marion CHAULOUX 

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3 réflexions sur “Gagnez du temps avec les assistants virtuels !

  1. La Rédaction du Web dit :

    Votre article explique bien les bonnes raisons d’embaucher un assistant virtuel. En trouvant le bon profil, travailler avec un assistant virtuel polyvalent est vraiment efficace. D’ailleurs, on peut aujourd’hui déléguer divers domaines d’activités.

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