Comment aider ses clients à se concentrer sur les tâches administratives

15832996-etudiant-submerges-sous-la-paperasserieLa semaine dernière, je vous présentais mes 7 bonnes résolutions professionnelles pour 2015. Dans la continuité de ces quelques conseils pour booster votre activité en 2015, j’ai eu envie de vous parler d’une expérience que j’ai vécu cette semaine et qui pourrait vous aider dans votre propre activité… Voici donc un très court article qui présente comment j’ai éduqué un client à la concentration sur un ensemble de tâches administratives. 

Les tâches administratives, mes clients n’aiment pas ça ! Ce sont des gens de terrain, d’action. Les appels téléphoniques, les mails, les comptes-rendus… c’est pas leur truc ! Ce n’est pas ce qui les anime au quotidien, ce qui les font se lever le matin. Alors ils ont parfois tendance à laisser traîner tout un tas de tâches, pourtant souvent importantes… 

Voilà quelques temps déjà que j’étais freinée dans ma mission pour un client parce que ce dernier ne remplissait pas ses tâches entre nos rendez-vous (appeler un fournisseur, demander une grille de tarifs, résilier un contrat, remplir un document…). 

Après avoir dans un premier temps mis en cause sa motivation et son implication (et ma propre capacité à travailler avec mon client !), j’ai finalement compris qu’il s’agissait d’un manque d’organisation et de méthode de sa part. Mon client ne savait tout simplement pas du tout par où commencer, ni comment, ni pourquoi, pour qui, pour quand ! J’avais beau faire des comptes rendus et des plans d’actions détaillés, ça n’avançait pas et le projet prenait de plus en plus de retard.

Alors je me suis souvenue de ce que m’avais dit un partenaire en 2014 : « Il faut éduquer ses clients ».

Voilà ce que j’ai fais pour faire avancer les choses…
J’ai pris rendez-vous avec mon client avec pour motif de faire le point sur l’avancement du projet. J’ai préparé une liste de toutes ces choses à faire et qui ne cessent d’être repoussées. Le jour J, je les ai faites avec mon client en direct au cours du rendez-vous. Je ne l’ai pas fais pas à sa place, mais je lui ai demandé de le faire en ma présence. Cela lui a donné un cadre. C’est un peu comme un enfant que l’on regarde faire ses devoirs. Tout s’est réglé très rapidement. Le client avait juste besoin de concentration et d’un cadre. Et le projet a pu reprendre son cours ! 

Sans pour autant que cela ne devienne systématique, n’hésitez pas à assister vos clients dans les tâches administratives si cela vous empêche de remplir votre mission en temps et en heure. Et bien entendu, facturez le temps passé en plus. C’est un service que vous leur rendez ! 

Marion CHAULOUX 

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