Organisation : munissez-vous d’une « liste des personnes contactées »

16062710-bloc-notes-vierge-a-la-plume-sur-un-collage-de-qualite-bureau-en-bois-de-haute-graphiqueLorsque nous sommes entrepreneurs, nous devons souvent faire mille choses à la fois ! Prospecter, créer, faire des compte-rendus, remplir nos obligations administratives… Pour que cela fonctionne correctement, la règle n°1 est l’organisation.

Une bonne organisation est la clé d’un emploi du temps construit, d’une charge de travail soutenable et maîtrisée.

Après vous avoir livré quelques outils dans de précédents articles, je voudrai vous parler cette semaine de la « liste des personnes contactées ».

Elle est certainement l’outil d’organisation que j’utilise le plus au quotidien, avec mon agenda numérique et ma to-do list. Toujours près de moi sur mon bureau, cette liste tient un rôle bien particulier.

Lorsque nous devons faire fonctionner une entreprise, nous devons nous concentrer sur notre cœur de métier, le domaine dans lequel nous sommes bon, notre expertise. Mais ce n’est pas toujours simple de se libérer l’esprit de toutes les autres tâches qui nous attendent…
J’ai trouvé une parade à cela.

J’ai constitué il y a plusieurs mois un outil extrêmement simple : la liste des personnes contactées.

Lorsque nous envoyons un mail à une personne et que nous en attendons une réponse, la partie inconsciente de notre esprit va stocker cette information – cette attente – dans un coin de notre tête. Si l’on imagine notre cerveau comme une carte mémoire géante, plus il y a d’informations stockées pour des tâches non prioritaires, moins il y a de place pour notre créativité, notre expertise. Il en est de même pour les documents que nous attendons de recevoir d’un client par exemple, ou encore le message vocal que vous avez laissé et suite auquel vous attendez d’être rappelé.

Dans une journée typique d’entrepreneur, de nombreuses informations peuvent venir remplir notre « carte mémoire » et ainsi puiser notre énergie indispensable au fait d’être un bon professionnel.

La liste des personnes contactées, tout comme la liste des tâches (ou to-do list), est un excellent outil pour se désencombrer de ces informations secondaires. Noter qui vous devez rappeler, à qui vous avez envoyé une demande de devis, quand vous avez relancé tel client… permet de vous rendre disponible pour vos tâches prioritaires, celles qui apportent une réelle valeur ajoutée à vos clients.

Ma liste des personnes contactées se compose de trois colonnes : 

– la date de la prise de contact (et de l’éventuelle relance). 

– la personne concernée ainsi que le mode de prise de contact (mail, téléphone…). 

– le sujet de la prise de contact. 

Je vous encourage à utiliser vous aussi ce type de liste. Vous pourrez ainsi garder la tête sereine quant à vos échanges avec vos clients et votre entourage professionnel et vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier. 

Marion CHAULOUX 

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